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Hospedaje web•16 de diciembre de 2025• 23 vistas

Cómo crear respuestas automáticas en cPanel

Cómo crear respuestas automáticas en cPanel

Cómo crear respuestas automáticas en cPanel

Tiempo estimado: 5 minutos
Dificultad: Fácil ⭐
Requisitos previos: Cuenta de email cPanel existente

📋 Introducción

Un respondedor automático (autoresponder) es un mensaje de email enviado automáticamente en respuesta a cualquier email recibido en una dirección específica. Es una herramienta esencial para mantener una comunicación profesional, incluso cuando no estás disponible.

Casos de uso comunes

Situación Ejemplo
🏖️ Vacaciones / Ausencias Mensaje de ausencia con fecha de regreso
🏢 Horario de oficina Respuesta fuera del horario laboral
📧 Dirección no-reply Informar que la dirección no está siendo monitoreada
✅ Confirmación de recepción Acuse de recibo automático
📋 Solicitudes de información Envío automático de tarifas, FAQ, etc.
🛒 Soporte al cliente Confirmación de ticket con tiempo de respuesta

⚙️ Crear un Respondedor Automático

Etapa 1: Acceder a los Autorespondedores

  1. Inicia sesión en cPanel
  2. En la sección Email, haz clic en Respondedores automáticos (Autoresponders)

Imagen

Etapa 2: Agregar un respondedor

  1. Selecciona el dominio correspondiente en el menú desplegable Gestión (si tienes varios)
  2. Haz clic en Agregar un respondedor automático (Add Autoresponder)

Imagen

Etapa 3: Configurar el respondedor

Rellena los siguientes campos:

Parámetros generales

Campo Descripción Recomendación
Conjunto de caracteres Codificación de caracteres utf-8 (por defecto)
Intervalo Tiempo antes de reenviar al mismo remitente 8 horas mínimo

💡 Consejo Intervalo: Pon al menos 8 horas para evitar enviar respuestas repetidas a la misma persona.

Información del email

Campo Descripción Ejemplo
Email Parte antes de la @ contacto
Dominio Dominio del email tudominio.com
De Nombre o dirección del remitente Servicio al Cliente o [email protected]
Asunto Asunto del mensaje automático Re: Tu mensaje - Acuse de recibo

Contenido del mensaje

Opción Descripción
Este mensaje contiene HTML Marca si estás utilizando formato HTML
Cuerpo El contenido de tu mensaje automático

Programación

Opción Descripción
Inicio Inmediatamente o Personalizado (fecha/hora específica)
Detener Nunca o Personalizado (fecha/hora de finalización)

⚠️ Importante: Si eliges Personalizado, la fecha de finalización debe ser posterior a la fecha de inicio.

Etapa 4: Guardar

Haz clic en Crear/Modificar para activar el respondedor automático.

📝 Variables Dinámicas

Puedes personalizar tus mensajes con variables que se reemplazarán automáticamente:

Variable Reemplazada por Ejemplo
%asunto% Asunto del email recibido "Solicitud de presupuesto"
%de% Nombre del remitente "Juan Pérez"
%email% Email del remitente "[email protected]"

Ejemplo de uso

Hola %de%,

Gracias por tu mensaje sobre "%asunto%".

Hemos recibido tu email y te responderemos a la brevedad.

Saludos,
Equipo de Soporte

📋 Modelos de Mensajes

🏖️ Mensaje de ausencia (Vacaciones)

Asunto: Ausencia de la oficina - Regreso el [FECHA]

Hola %de%,

Gracias por tu mensaje.

Actualmente estoy ausente de la oficina desde el [FECHA INICIO] hasta el [FECHA FIN] inclusive, 
con acceso limitado a mis emails.

Revisaré tu mensaje a mi regreso y te responderé 
a la brevedad.

Para urgencias, puedes contactar a:
📧 [EMAIL COLEGA]
📞 [TELÉFONO]

Saludos,

[TU NOMBRE]
[TU PUESTO]
[TU EMPRESA]

🏢 Mensaje fuera del horario de oficina

Asunto: Acuse de recibo - Respuesta en 24 horas laborables

Hola %de%,

Gracias por contactarnos.

Nuestro equipo está disponible de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00.

Tu mensaje ha sido recibido y será atendido en la próxima apertura 
de nuestras oficinas. Nos comprometemos a responderte en un plazo de 24 horas laborables.

Para emergencias únicamente: [TELÉFONO DE EMERGENCIA]

Saludos,

Equipo de [NOMBRE EMPRESA]
---
[DIRECCIÓN]
[TELÉFONO]
[SITIO WEB]

✅ Acuse de recibo (Soporte)

Asunto: Ticket recibido: %asunto%

Hola %de%,

Hemos recibido tu solicitud sobre:
"%asunto%"

📋 Tu ticket ha sido registrado en nuestro sistema de soporte.

⏱️ Tiempo de respuesta estimado: 24 a 48 horas laborables.

Mientras tanto, puedes consultar nuestra FAQ: [ENLACE FAQ]

Gracias por tu paciencia y confianza.

Equipo de Soporte
[NOMBRE EMPRESA]

📧 Dirección no-reply

Asunto: Esta dirección no recibe respuestas

Hola,

Has enviado un email a una dirección que no está siendo monitoreada (no-reply).

⚠️ Tu mensaje no será leído ni atendido.

Para contactarnos, por favor utiliza:
📧 [email protected]
📞 01 23 45 67 89
🌐 www.tudominio.com/contacto

Saludos,
[NOMBRE EMPRESA]

📋 Envío automático de información (Tarifas)

Asunto: Nuestras tarifas - [NOMBRE EMPRESA]

Hola %from%,

Gracias por su interés en nuestros servicios.

A continuación encontrará nuestras tarifas actuales:

┌─────────────────────────────────────────┐
│           TARIFAS                      │
├─────────────────────────────────────────┤
│ Servicio A ............... 99€ sin IVA/mes  │
│ Servicio B ............... 199€ sin IVA/mes │
│ Servicio C ............... 299€ sin IVA/mes │
└─────────────────────────────────────────┘

📄 Catálogo completo: [LINK]
💬 Presupuesto personalizado: [email protected]

Nuestro equipo comercial está a su disposición para cualquier pregunta.

Saludos cordiales,

El equipo Comercial
[NOMBRE EMPRESA]
[TELÉFONO]

🛒 Confirmación de pedido / Contacto de comercio electrónico

Asunto: Hemos recibido su mensaje correctamente

Hola %from%,

¡Gracias por contactarnos!

✅ Su mensaje ha sido recibido por nuestro equipo correctamente.

Nuestros asesores están disponibles de lunes a viernes de 9h a 18h 
y le responderán en un plazo de 24 a 48 horas.

📦 Para hacer seguimiento de sus pedidos: [ENLACE SEGUIMIENTO]
❓ Preguntas frecuentes: [ENLACE FAQ]
↩️ Devoluciones e intercambios: [ENLACE DEVOLUCIONES]

¡Hasta pronto!

El equipo [NOMBRE TIENDA]

🎄 Mensaje estacional (Fiestas)

Asunto: ¡Felices fiestas! Regresamos el [FECHA]

Hola %from%,

🎄 ¡Todo el equipo de [NOMBRE EMPRESA] le desea unas felices fiestas!

Nuestras oficinas estarán cerradas del [FECHA INICIO] al [FECHA FIN].

Procesaremos su mensaje a nuestra vuelta el [FECHA RETORNO].

Para cualquier urgencia durante este período: [EMAIL/TELÉFONO URGENCIA]

¡Le agradecemos su confianza a lo largo de este año 
y le deseamos un excelente año [AÑO]!

Cálidamente,

El equipo [NOMBRE EMPRESA]

🎨 Mensaje HTML (Formateado)

Para un mensaje más profesional con formato, marque "Este mensaje contiene HTML" y utilice código HTML:

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
    <meta charset="UTF-8">
</head>
<body>
    <div>
        
        <div>
            <h1>¡Gracias por su mensaje!</h1>
        </div>
        
        <div>
            <p>Hola <strong>%from%</strong>,</p>
            
            <p>Hemos recibido su mensaje sobre:</p>
            <p>
                <em>%subject%</em>
            </p>
            
            <p>Nuestro equipo le responderá en las <strong>24 a 48 horas laborables</strong>.</p>
            
            <div>
                <a href="https://tudominio.com/faq">
                    Consulte nuestra FAQ
                </a>
            </div>
        </div>
        
        <div>
            <p>
                <strong>Nombre Empresa</strong><br>
                123 Calle Ejemplo, 75000 París<br>
                📞 01 23 45 67 89 | 🌐 www.tudominio.com
            </p>
        </div>
        
    </div>
</body>
</html>

✏️ Modificar un Contestador Automático

  1. Vaya a Email → Autorespondedores
  2. Bajo Autorespondedores Actuales, encuentre el autorespondedor a modificar
  3. Haga clic en Editar en la columna Acciones
  4. Realice sus modificaciones
  5. Haga clic en Crear/Modificar para guardar

🗑️ Eliminar un Contestador Automático

  1. Vaya a Email → Autorespondedores
  2. Bajo Autorespondedores Actuales, encuentre el autorespondedor a eliminar
  3. Haga clic en Eliminar en la columna Acciones
  4. Confirme haciendo clic en Eliminar Autorespondedor

💡 Consejo: Si utiliza a menudo el mismo autorespondedor (por ejemplo: vacaciones), en lugar de eliminarlo, cambie la dirección de correo electrónico a una dirección inexistente para desactivarlo temporalmente. Podrá reactivarlo fácilmente más tarde.

⚠️ Buenas Prácticas

Por hacer ✅

Práctica Razón
Establecer un intervalo de al menos 8 horas Evita enviar spam a los remitentes
Indicar una fecha de retorno precisa Maneja las expectativas de los correspondientes
Proporcionar un contacto alternativo Para emergencias
Utilizar un asunto claro Facilita la identificación del mensaje
Planificar la fecha de finalización Evita olvidar desactivarlo
Probar antes de partir Asegurarse de que funcione

A evitar ❌

Práctica Riesgo
Intervalo en 0 Spam repetido al mismo remitente
Mensaje demasiado largo Riesgo de ser ignorado
Información sensible Seguridad (fechas exactas de vacaciones = casa vacía)
Olvidar desactivar Mensajes obsoletos enviados
Responder a boletines informativos Genera spam innecesario

🔧 Solución de problemas

El autorespondedor no funciona

Causa posible Solución
Dirección de correo electrónico incorrecta Verifique la ortografía exacta
Cuenta de correo electrónico inexistente Cree primero la cuenta de correo electrónico
Fecha de inicio futura Verifique la fecha de inicio
Fecha de finalización pasada Verifique/modifique la fecha de finalización

Los correos electrónicos siguen llegando

¡Es normal! El autorespondedor automático:

  • ✅ Envía una respuesta automática
  • ✅ El correo electrónico original sigue llegando a su bandeja

El autorespondedor no filtra los correos electrónicos, simplemente responde a ellos.

Demasiadas respuestas enviadas

Problema: El mismo remitente recibe varias respuestas.

Solución: Aumente el valor de Intervalo (se recomienda un mínimo de 8 horas).

Caracteres especiales mal mostrados

Problema: Los acentos aparecen como é o ?.

Solución: Verifique que Conjunto de caracteres esté configurado en utf-8.

El autorespondedor responde a spam

Desafortunadamente, el autorespondedor cPanel responde a todos los correos electrónicos recibidos, incluidos los spams.

Soluciones:

  • Configure filtros anti-spam antes del autorespondedor
  • Utilice un intervalo alto para limitar las respuestas
  • Active SpamAssassin en cPanel

📊 Resumen en Tabla

Parámetro Valor recomendado Descripción
Conjunto de caracteres utf-8 Soporte para acentos
Intervalo 8 a 24 horas Intervalo entre respuestas al mismo remitente
De Nombre o correo electrónico Identifica al remitente
Asunto Claro y descriptivo Ej: "Confirmación de recepción"
Inicio Según necesidad Inmediatamente o fecha específica
Fin Fecha de regreso Evita olvidos

📝 Resumen

CREAR UN RESPONDEDOR AUTOMÁTICO :

1. cPanel → Correo electrónico → Autorespondedores
2. Hacer clic en "Añadir autorespondedor"
3. Completar los campos:
   ├── Juego de caracteres: utf-8
   ├── Intervalo: 8 (mínimo de horas)
   ├── Correo electrónico: tu-dirección
   ├── Dominio: tudominio.com
   ├── De: Nombre o correo electrónico
   ├── Asunto: Asunto del mensaje
   ├── Cuerpo: Contenido del mensaje
   ├── Inicio: Inmediatamente o Personalizado
   └── Fin: Nunca o Personalizado (fecha de finalización)
4. Hacer clic en "Crear/Modificar"

VARIABLES DISPONIBLES:
├── %subject% → Asunto del correo recibido
├── %from% → Nombre del remitente
└── %email% → Correo electrónico del remitente

EJEMPLO MENSAJE DE VACACIONES:
"Hola %from%,
Estaré ausente desde [FECHA] hasta [FECHA].
Para emergencias: [CONTACTO]
Atentamente, [NOMBRE]"

BUENAS PRÁCTICAS:
├── Intervalo mínimo: 8 horas
├── Siempre indicar una fecha de regreso
├── Proporcionar un contacto alternativo
├── Planificar la fecha de finalización
└── ¡Probar antes de irse!
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