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Hébergement web•16 décembre 2025• 23 vues

Comment créer des répondeurs automatiques sur cPanel

Comment créer des répondeurs automatiques sur cPanel

Comment créer des répondeurs automatiques sur cPanel

Temps estimé : 5 minutes
Difficulté : Facile ⭐
Prérequis : Compte email cPanel existant

📋 Introduction

Un répondeur automatique (autoresponder) est un message email envoyé automatiquement en réponse à tout email reçu sur une adresse spécifique. C'est un outil essentiel pour maintenir une communication professionnelle, même lorsque vous n'êtes pas disponible.

Cas d'utilisation courants

Situation Exemple
🏖️ Vacances / Congés Message d'absence avec date de retour
🏢 Horaires de bureau Réponse en dehors des heures d'ouverture
📧 Adresse no-reply Informer que l'adresse n'est pas surveillée
✅ Confirmation de réception Accusé de réception automatique
📋 Demandes d'information Envoi automatique de tarifs, FAQ, etc.
🛒 Support client Confirmation de ticket avec délai de réponse

⚙️ Créer un Répondeur Automatique

Étape 1 : Accéder aux Autoresponders

  1. Connectez-vous à cPanel
  2. Dans la section Email, cliquez sur Répondeurs automatiques (Autoresponders)

Image

Étape 2 : Ajouter un répondeur

  1. Sélectionnez le domaine concerné dans le menu déroulant Gestion (si vous en avez plusieurs)
  2. Cliquez sur Ajouter un répondeur automatique (Add Autoresponder)

Image

Étape 3 : Configurer le répondeur

Remplissez les champs suivants :

Paramètres généraux

Champ Description Recommandation
Character Set Encodage des caractères utf-8 (par défaut)
Interval Délai avant de renvoyer au même expéditeur 8 heures minimum

💡 Conseil Interval : Mettez au moins 8 heures pour éviter de spammer la même personne avec des réponses répétées.

Informations de l'email

Champ Description Exemple
Email Partie avant le @ contact
Domain Domaine de l'adresse votredomaine.com
From Nom ou adresse de l'expéditeur Service Client ou [email protected]
Subject Objet du message automatique Re: Votre message - Accusé de réception

Contenu du message

Option Description
This message contains HTML Cochez si vous utilisez du formatage HTML
Body Le contenu de votre message automatique

Planification

Option Description
Start Immediately (immédiatement) ou Custom (date/heure précise)
Stop Never (jamais) ou Custom (date/heure de fin)

⚠️ Important : Si vous choisissez Custom, la date de fin doit être postérieure à la date de début.

Étape 4 : Sauvegarder

Cliquez sur Create/Modify pour activer le répondeur automatique.

📝 Variables Dynamiques

Vous pouvez personnaliser vos messages avec des variables qui seront remplacées automatiquement :

Variable Remplacée par Exemple
%subject% Objet de l'email reçu "Demande de devis"
%from% Nom de l'expéditeur "Jean Dupont"
%email% Adresse email de l'expéditeur "[email protected]"

Exemple d'utilisation

Bonjour %from%,

Merci pour votre message concernant "%subject%".

Nous avons bien reçu votre email et reviendrons vers vous dans les plus brefs délais.

Cordialement,
L'équipe Support

📋 Modèles de Messages

🏖️ Message d'absence (Vacances)

Objet : Absence du bureau - Retour le [DATE]

Bonjour %from%,

Merci pour votre message.

Je suis actuellement absent(e) du bureau du [DATE DÉBUT] au [DATE FIN] inclus, 
avec un accès limité à mes emails.

Je prendrai connaissance de votre message dès mon retour et vous répondrai 
dans les meilleurs délais.

Pour toute urgence, vous pouvez contacter :
📧 [EMAIL COLLÈGUE]
📞 [NUMÉRO TÉLÉPHONE]

Cordialement,

[VOTRE NOM]
[VOTRE POSTE]
[VOTRE ENTREPRISE]

🏢 Message hors horaires de bureau

Objet : Accusé de réception - Réponse sous 24h ouvrées

Bonjour %from%,

Merci de nous avoir contactés.

Notre équipe est disponible du lundi au vendredi, de 9h00 à 18h00.

Votre message a bien été reçu et sera traité dès la prochaine ouverture 
de nos bureaux. Nous nous engageons à vous répondre sous 24 heures ouvrées.

Pour les urgences uniquement : [NUMÉRO URGENCE]

Cordialement,

L'équipe [NOM ENTREPRISE]
---
[ADRESSE]
[TÉLÉPHONE]
[SITE WEB]

✅ Accusé de réception (Support)

Objet : Ticket reçu : %subject%

Bonjour %from%,

Nous avons bien reçu votre demande concernant :
"%subject%"

📋 Votre ticket a été enregistré dans notre système de support.

⏱️ Délai de réponse estimé : 24 à 48 heures ouvrées.

En attendant, vous pouvez consulter notre FAQ : [LIEN FAQ]

Merci de votre patience et de votre confiance.

L'équipe Support
[NOM ENTREPRISE]

📧 Adresse no-reply

Objet : Cette adresse ne reçoit pas de réponses

Bonjour,

Vous avez envoyé un email à une adresse qui n'est pas surveillée (no-reply).

⚠️ Votre message ne sera pas lu ni traité.

Pour nous contacter, veuillez utiliser :
📧 [email protected]
📞 01 23 45 67 89
🌐 www.votredomaine.com/contact

Cordialement,
[NOM ENTREPRISE]

📋 Envoi automatique d'informations (Tarifs)

Objet : Nos tarifs - [NOM ENTREPRISE]

Bonjour %from%,

Merci pour votre intérêt pour nos services.

Vous trouverez ci-dessous nos tarifs actuels :

┌─────────────────────────────────────────┐
│           GRILLE TARIFAIRE              │
├─────────────────────────────────────────┤
│ Service A ................ 99€ HT/mois  │
│ Service B ................ 199€ HT/mois │
│ Service C ................ 299€ HT/mois │
└─────────────────────────────────────────┘

📄 Catalogue complet : [LIEN]
💬 Devis personnalisé : [email protected]

Notre équipe commerciale reste à votre disposition pour toute question.

Cordialement,

L'équipe Commerciale
[NOM ENTREPRISE]
[TÉLÉPHONE]

🛒 Confirmation commande / Contact e-commerce

Objet : Nous avons bien reçu votre message

Bonjour %from%,

Merci de nous avoir contactés !

✅ Votre message a bien été reçu par notre équipe.

Nos conseillers sont disponibles du lundi au vendredi de 9h à 18h 
et vous répondront dans un délai de 24 à 48 heures.

📦 Pour le suivi de vos commandes : [LIEN SUIVI]
❓ Questions fréquentes : [LIEN FAQ]
↩️ Retours et échanges : [LIEN RETOURS]

À très bientôt !

L'équipe [NOM BOUTIQUE]

🎄 Message saisonnier (Fêtes)

Objet : Joyeuses fêtes ! Nous revenons le [DATE]

Bonjour %from%,

🎄 Toute l'équipe de [NOM ENTREPRISE] vous souhaite de joyeuses fêtes !

Nos bureaux sont fermés du [DATE DÉBUT] au [DATE FIN].

Nous traiterons votre message dès notre retour le [DATE RETOUR].

Pour toute urgence pendant cette période : [EMAIL/TÉLÉPHONE URGENCE]

Nous vous remercions pour votre confiance tout au long de cette année 
et vous souhaitons une excellente année [ANNÉE] !

Chaleureusement,

L'équipe [NOM ENTREPRISE]

🎨 Message HTML (Formaté)

Pour un message plus professionnel avec mise en forme, cochez "This message contains HTML" et utilisez du code HTML :

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
    <meta charset="UTF-8">
</head>
<body>
    <div>
        
        <div>
            <h1>Merci pour votre message !</h1>
        </div>
        
        <div>
            <p>Bonjour <strong>%from%</strong>,</p>
            
            <p>Nous avons bien reçu votre message concernant :</p>
            <p>
                <em>%subject%</em>
            </p>
            
            <p>Notre équipe vous répondra dans les <strong>24 à 48 heures ouvrées</strong>.</p>
            
            <div>
                <a href="https://votredomaine.com/faq">
                    Consulter notre FAQ
                </a>
            </div>
        </div>
        
        <div>
            <p>
                <strong>Nom Entreprise</strong><br>
                123 Rue Example, 75000 Paris<br>
                📞 01 23 45 67 89 | 🌐 www.votredomaine.com
            </p>
        </div>
        
    </div>
</body>
</html>

✏️ Modifier un Répondeur Automatique

  1. Allez dans Email → Autoresponders
  2. Sous Current Autoresponders, trouvez le répondeur à modifier
  3. Cliquez sur Edit dans la colonne Actions
  4. Effectuez vos modifications
  5. Cliquez sur Create/Modify pour sauvegarder

🗑️ Supprimer un Répondeur Automatique

  1. Allez dans Email → Autoresponders
  2. Sous Current Autoresponders, trouvez le répondeur à supprimer
  3. Cliquez sur Delete dans la colonne Actions
  4. Confirmez en cliquant sur Delete Autoresponder

💡 Astuce : Si vous utilisez souvent le même répondeur (ex: vacances), au lieu de le supprimer, modifiez l'adresse email vers une adresse inexistante pour le désactiver temporairement. Vous pourrez le réactiver facilement plus tard.

⚠️ Bonnes Pratiques

À faire ✅

Pratique Raison
Définir un intervalle d'au moins 8h Évite de spammer les expéditeurs
Indiquer une date de retour précise Gère les attentes des correspondants
Fournir un contact alternatif Pour les urgences
Utiliser un objet clair Facilite l'identification du message
Planifier la date de fin Évite d'oublier de désactiver
Tester avant de partir S'assurer que ça fonctionne

À éviter ❌

Pratique Risque
Intervalle à 0 Spam répété au même expéditeur
Message trop long Risque d'être ignoré
Informations sensibles Sécurité (dates exactes de vacances = maison vide)
Oublier de désactiver Messages obsolètes envoyés
Répondre aux newsletters Génère du spam inutile

🔧 Dépannage

Le répondeur ne fonctionne pas

Cause possible Solution
Adresse email incorrecte Vérifiez l'orthographe exacte
Compte email inexistant Créez d'abord le compte email
Date de début future Vérifiez la date de démarrage
Date de fin passée Vérifiez/modifiez la date de fin

Les emails arrivent quand même

C'est normal ! Le répondeur automatique :

  • ✅ Envoie une réponse automatique
  • ✅ L'email original arrive toujours dans votre boîte

Le répondeur ne filtre pas les emails, il y répond simplement.

Trop de réponses envoyées

Problème : Le même expéditeur reçoit plusieurs réponses.

Solution : Augmentez la valeur Interval (minimum 8 heures recommandé).

Caractères spéciaux mal affichés

Problème : Les accents apparaissent comme é ou ?.

Solution : Vérifiez que Character Set est bien réglé sur utf-8.

Le répondeur répond aux spams

Malheureusement, le répondeur cPanel répond à tous les emails reçus, y compris les spams.

Solutions :

  • Configurez des filtres anti-spam avant le répondeur
  • Utilisez un intervalle élevé pour limiter les réponses
  • Activez SpamAssassin dans cPanel

📊 Tableau Récapitulatif

Paramètre Valeur recommandée Description
Character Set utf-8 Support des accents
Interval 8 à 24 heures Délai entre réponses au même expéditeur
From Nom ou email Identifie l'expéditeur
Subject Clair et descriptif Ex: "Accusé de réception"
Start Selon besoin Immediately ou date précise
Stop Date de retour Évite les oublis

📝 Récapitulatif

CRÉER UN RÉPONDEUR AUTOMATIQUE :

1. cPanel → Email → Autoresponders
2. Cliquer sur "Add Autoresponder"
3. Remplir les champs :
   ├── Character Set : utf-8
   ├── Interval : 8 (heures minimum)
   ├── Email : votre-adresse
   ├── Domain : votredomaine.com
   ├── From : Nom ou email
   ├── Subject : Objet du message
   ├── Body : Contenu du message
   ├── Start : Immediately ou Custom
   └── Stop : Never ou Custom (date de fin)
4. Cliquer sur "Create/Modify"

VARIABLES DISPONIBLES :
├── %subject% → Objet de l'email reçu
├── %from% → Nom de l'expéditeur
└── %email% → Email de l'expéditeur

EXEMPLE MESSAGE VACANCES :
"Bonjour %from%,
Je suis absent du [DATE] au [DATE].
Pour les urgences : [CONTACT]
Cordialement, [NOM]"

BONNES PRATIQUES :
├── Intervalle minimum : 8 heures
├── Toujours indiquer une date de retour
├── Fournir un contact alternatif
├── Planifier la date de fin
└── Tester avant de partir !
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